Wie du in deiner Kanzlei lernst, die richtigen Mandanten zu führen

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Viele Steuerberater kennen das: Der Tag ist voll, das Team ausgelastet – und trotzdem ruft wieder ein Mandant an, der „nur kurz etwas Dringendes“ braucht. Was zunächst wie guter Service klingt, entpuppt sich auf Dauer oft als Belastung. Denn nicht jeder Mandant tut deiner Kanzlei gut. In Folge 298 des Neudenker-Podcasts beschreibt Daniel Terwersche das sehr treffend – mit einer klaren Analogie:

‍Es gibt Schafe und es gibt Wölfe.
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Warum Abgrenzung kein Widerspruch zu gutem Service ist

Viele Kanzleien haben das Gefühl, immer verfügbar sein zu müssen. Schließlich ist man Dienstleister. Doch: Ein Nein ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ein Ausdruck von Professionalität.
Abgrenzung bedeutet nicht, dass du Mandanten im Stich lässt. Es heißt, bewusst Prioritäten zu setzen – im Sinne deines Teams, deiner Planung und letztlich auch deiner besten Mandanten.

Schafe und Wölfe – eine Analogie mit Tiefgang

Schafe sind die Mandanten, mit denen alles läuft. Sie liefern ihre Unterlagen rechtzeitig, respektieren Fristen und vertrauen auf eure Prozesse. Sie sind die stillen, zuverlässigen Partner im Hintergrund – unauffällig, aber wertvoll.
Dann gibt es die Wölfe: laut, fordernd, ungeduldig. Sie schicken Belege zu spät, rufen ständig an oder bestehen auf sofortige Antworten. Sie ziehen Aufmerksamkeit auf sich und stören Abläufe. Das Problem: Je mehr Energie du in Wölfe steckst, desto weniger bleibt für deine Schafe.

Was passiert, wenn du jedem Wolf nachgibst

Wenn du jedem laut werdenden Mandanten sofort hinterherläufst, entsteht eine gefährliche Dynamik. Die stillen, loyalen Mandanten fühlen sich vernachlässigt. Das Team verliert die Balance, weil ständig Krisen priorisiert werden.
Daniel beschreibt es treffend: Aufmerksamkeit ist wie ein Glas Wasser – du kannst sie nur einmal verteilen.

Immer wenn du sie einem Wolf gibst, fehlt sie einem Schaf. Und genau dort beginnt langfristig der Mandantenverlust, den viele Kanzleien gar nicht bemerken.

Die Wenn-Dann-Regel für deinen Kanzleialltag

Eine einfache, aber wirkungsvolle Übung:
Wenn ein Mandant ein dringendes Anliegen hat, frag dich: „Ist das ein Schaf oder ein Wolf?“

• Wenn Schaf: Unterstütze, handle schnell, zeig Servicebewusstsein.
• Wenn Wolf: Nimm Tempo raus. Antworte überlegt. Setze klare Grenzen – zum Beispiel, indem du die E-Mail erst am nächsten Tag beantwortest oder auf feste Kommunikationswege verweist.

Diese bewusste Differenzierung bringt Ruhe in den Alltag. Und sie sorgt dafür, dass du wirklich den Mandanten hilfst, die deine Arbeit wertschätzen.

Die Balance zwischen Empathie und Klarheit

Natürlich: Dienstleistung bleibt ein zentraler Wert. Aber echter Service bedeutet nicht, alles sofort zu tun – sondern das Richtige.
Empathie ohne Grenzen führt zu Überforderung. Klarheit ohne Empathie wirkt kalt. Die Kunst liegt im Zusammenspiel: freundlich, aber bestimmt; hilfsbereit, aber strukturiert.

So entsteht Vertrauen – auf beiden Seiten.

Fazit: Stärke deine Schafe, zähme deine Wölfe

Die Botschaft dieser Podcast-Folge ist klar: Nicht jeder Mandant passt zu jeder Kanzlei. Und das ist völlig in Ordnung.
Wer seine Energie gezielt einsetzt, stärkt nicht nur die Qualität der Mandatsbeziehungen, sondern auch das Wohlbefinden im Team.

👉 Hör dir Folge 298 des Neudenker-Podcasts an, wenn du erfahren willst, wie du dein Mandantenmanagement neu denkst – und wie du Schafe und Wölfe in deiner Kanzlei künftig klar erkennst und führst.

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