Mandantensegmentierung

Einleitung

Mandantensegmentierung bedeutet, die bestehenden Mandanten einer Kanzlei nach bestimmten Kriterien zu analysieren und zu gruppieren – zum Beispiel nach Umsatz, Rentabilität, Aufwand oder Zukunftspotenzial. Ziel ist es, die Mandantenstruktur bewusst zu steuern, gezielter zu beraten und die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei zu verbessern.

Viele Kanzleien arbeiten noch mit einer gewachsenen Mandantenbasis ohne klare Übersicht. Dadurch entstehen Ungleichgewichte: Einige Mandanten binden viele Ressourcen bei geringem Ertrag, andere bringen stabile Umsätze bei wenig Aufwand. Eine systematische Segmentierung schafft hier Transparenz und Entscheidungsgrundlage.

Warum Mandantensegmentierung wichtig ist

Mandantensegmentierung ist kein reines Controlling-Thema – sie ist ein strategisches Führungsinstrument. Sie hilft Kanzleiinhabern, den Überblick über ihr Portfolio zu gewinnen und Prioritäten richtig zu setzen.

Typische Ziele:

• Wirtschaftlichkeit steigern: Fokus auf ertragreiche und passende Mandate.
• Entlastung schaffen: Aufwandstreiber identifizieren und gezielt anpassen.
• Strategische Entscheidungen treffen: Preisstruktur, Service-Level oder Spezialisierungen anpassen.
• Ressourcen gezielter einsetzen: Teamkapazitäten und Beratungszeit bewusst steuern.

Im Kanzlei-Flywheel gehört die Mandantensegmentierung zum Feld Wirtschaftlichkeit – sie ist der Ausgangspunkt für gesunde Honorarklarheit, klare Positionierung und eine nachhaltige Mandantenstruktur.

Vorgehensweise in der Praxis

Eine effektive Segmentierung lässt sich in vier Schritten umsetzen:

1. Kriterien festlegen:
   Zum Beispiel Umsatz, Deckungsbeitrag, Kommunikationsaufwand, Zufriedenheit, Zukunftspotenzial oder persönliche Passung.
2. Daten sammeln:
   Grundlage sind DATEV-Auswertungen, Zeiterfassungen und qualitative Einschätzungen aus dem Team.
3. Mandanten einordnen:
   Eine einfache, aber wirkungsvolle Methode ist die ABCD-Matrix:
   • A-Mandanten: hoch profitabel, geringe Betreuung, hohe Passung.
   • B-Mandanten: stabil und zuverlässig, mit Ausbaupotenzial.
   • C-Mandanten: hoher Aufwand bei geringem Ertrag.
   • D-Mandanten: weder wirtschaftlich noch strategisch passend.
4. Maßnahmen ableiten:
   • A/B-Mandanten gezielt binden und weiterentwickeln.
   • C/D-Mandanten über Preisanpassungen, Prozessoptimierung oder Trennung neu bewerten.

Typische Fehler

• Keine klaren Kriterien: Ohne einheitliche Bewertungsgrundlage entstehen subjektive Urteile.
• Einmalige Übung: Segmentierung ist ein fortlaufender Prozess, kein Projekt.
• Fehlende Kommunikation: Wenn das Team die Ziele nicht kennt, wird die Umsetzung inkonsequent.

Nutzen für Kanzleien

Durch konsequente Mandantensegmentierung entsteht:

• mehr Transparenz in der Auslastung,
• mehr Ertrag pro Mitarbeiterstunde,
• mehr Klarheit im Vertrieb und Marketing,
• und mehr Freiheit, sich auf passende Mandanten zu konzentrieren.

Sie bildet außerdem die Basis für eine gezielte Kanzleipositionierung und stärkt das Unternehmertum – weil Entscheidungen datenbasiert statt bauchgefühlgesteuert getroffen werden.

Fazit

Mandantensegmentierung schafft Ordnung im Mandantenportfolio und bringt Fokus in den Kanzleialltag. Sie hilft, Ressourcen klug einzusetzen, Wirtschaftlichkeit zu sichern und die Kanzlei strategisch weiterzuentwickeln.

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